Le LMS parfait, mythe ou réalité ?  

LMS : quel mode d’emploi et quelle architecture à mettre en place ?  

👋Combien de directions formation ou université d’entreprise ont cherché à implémenter « THE » LMS, le saint graal en ligne de la gestion de l’apprentissage ? 

Ne tournons pas autour du pot. Le LMS PARFAIT n’existe pas. C’est l’identification et la priorisation des besoins précis qui déterminent le choix du LMS approprié « et non pas du LMS parfait ».  

Repartons de zéro et prenons le temps de démystifier la complexité du LMS pour une meilleure compréhension et donc un meilleur usage et fonctionnement stratégique.  

Tatiana, consultante, chef de projet learning experte en LMS et ancienne codeuse, vous partage ses astuces avant de se lancer dans l’implémentation d’un nouvel outil LMS : comprendre le mode d’emploi, l’architecture et les KPIs qui peuvent être mis en place pour un LMS qui roule !  

1. LMS et quel fonctionnement : retour sur les traces d’un centre de formation 

Pour mieux comprendre et démystifier la complexité de son fonctionnement, revenons sur les bases du fonctionnement d’un institut de formation en physique.  
Le digital est seulement un moyen contourné pour faciliter son usage.  

Pour qu’un institut de formation fonctionne bien, il se doit de proposer les éléments suivants : des objectifs pédagogiques, des programmes de cours dédiés avec des professeurs, des séances, une méthode, une durée et des moyens d’évaluation.  

Jusqu’à présent, la stratégie et la production de ressources d’apprentissage sont claires. Se pose alors les questions du “comment” les mettre à disposition des apprenants et « où » les héberger ? Les centres de formation physiques font alors le choix d’une salle, d’un lieu à mettre à disposition.  

Si une école est le point de rencontre entre les personnes, les formations et l’apprentissage, le LMS aussi mais tout cela dans un environnement virtuel.

L’avantage avec le LMS est qu’il apporte en plus flexibilité, scalabilité, expérience utilisateur et évolutivité des expériences d’apprentissage. Exemple : a contrario d’une école qui a une limite d’élèves par salle de cours, le LMS peut accueillir au-delà de 20 000 élèves sans limites géographiques.
À travers son système de suivi de données, le LMS permet aussi d’accompagner en continu chaque apprenant de façon qualitative, quantitative et en temps réel, alors qu’une école repose plus sur le retour du formateur et des évaluations éventuelles. Quant à la disponibilité des ressources pédagogiques, il n’y a rien de plus simple et dynamique que le LMS : les formateurs peuvent mettre à disposition tout type de fichiers et liens à ses élèves dans un seul endroit. Fini la reprographie.

2. LMS, quelle architecture : ouvrons les chakras

Même si le parallèle avec une école est pertinent, il ne faut pas oublier qu’un LMS reste une plateforme virtuelle, un système digital.

Prenons le temps dans ce chapitre, d’analyser sa structure afin de mieux intégrer les écosystèmes d’apprentissage et les besoins des clients. Comme tout environnement numérique, un LMS a ses entrées, ses processus et ses sorties.

En guise d’entrées (ou inputs), nous avons des :

• Ressources d’apprentissage (internes et des fournisseurs dans toutes sortes de médias),
• Données des utilisateurs (apprenants, animateurs et administrateurs)
• Ressources de communication.

Nous pouvons ensuite mettre en place un programme d’apprentissage, des formations et des sessions et définir comment afficher les apprentissages.

Une fois le déploiement fait et les sessions démarrées, le LMS met à disposition une riche panoplie d’outputs : des certificats et emails automatisés, des rapports sur les sessions, sur l’engagement de chaque contenu, sur la progression de chaque apprenant, sur la pertinence d’offre de formations …

3. Aller au-delà…

Pourtant, ce qui mieux répond à la question “Le LMS parfait existe-t-il ?” proposée par cet article, ce n’est pas seulement la compréhension du fonctionnement de la plateforme mais les objectifs de formation qui se trouvent à la base d’un projet de déploiement.
En poursuivant notre comparaison avec une école, quand je cherche à apprendre l’anglais, c’est souvent lié à un besoin de voyager ou d’opportunités business. C’est cet objectif qui va déterminer la méthodologie et le type d’école qui conviendra le mieux à l’apprenant.

Le Learning Management System répond à la même logique. Son choix doit être adapté à une stratégie learning bien définie et basée sur des KPI’s solides pour ainsi répondre de façon plus adaptée et personnalisée au besoin d’apprentissage.

N’oubliez jamais qu’un LMS reste un outil, et comme tout dispositif il a toujours des limites. On a trop souvent tendance à vouloir chercher le LMS parfait qui colle avec les nouvelles tendances technologiques. Or, cet outil représente avant tout un projet global de formation et de Re Skilling / Up Skilling. On ne peut donc choisir un LMS sans avoir une stratégie Learning bien définie.

Un outil, source d’apprentissage et de stratégies business : quels KPIs mettre en place ?

S’entourer de professionnels experts en stratégie learning est une étape incontournable au déploiement d’un LMS réussi, non seulement pour la compréhension des besoins nécessaires au déploiement mais aussi pour la prise en main des collaborateurs et le suivi des KPIs. Dans la pratique, comment répond-t-il aux KPIs ?

Gardons à l’esprit l’idée de ce point de match entre les personnes, les formations et les ressources d’apprentissage

Et comme vous avez pu le voir, il génère des données, qui déploie des métriques, qui alimente des KPIs, qui répond au retour sur investissement. Et les filets voient comment la magie opère.

Chaque entrée et chaque processus sont suivis sur le LMS, ce qui génère des rapports (exemple ci-dessous), que l’on appelle des données brutes.

Ces rapports fournissent des analystes PBI et des outils pour générer des mesures. Vous avez déjà vu ça, non ?

Et ces métriques seront interprétées par des spécialistes de la data pour répondre aux KPIs. Quelques exemples de KPIs d’apprentissage pour vous aiguiller dans la démarche :  

Un LMS permet ainsi de dégager des données pour construire une stratégie KPIs à valeur ajoutée pour le business. Voici quelques de KPIs qui peuvent ressortir dans un LMS et peuvent servir votre scénario KPIs :

• Rétention de nouvelles compétences et connaissances,
  ROI : Un bon taux de rétention des nouvelles compétences et connaissances, permet d’éviter des erreurs métiers.  
• le Net Promoter Score, qui évalue la performance du formateur, et de la formation

ROI : Un Net Promoter Score crée de la valeur, une fois bien évalué par les formateurs, représente un haut niveau d’expertise.

• Application des connaissances (si l’employé est capable d’appliquer au jour le jour ce qu’il a appris)

ROI : L’application des connaissances augmente la productivité.

• Et l’engagement des collaborateurs (à travers le temps consacré aux formations et les taux de complétion, par exemple)

ROI : Plus le taux de complétion est fort plus il marque un engagement des employés et participe ainsi à réduire le turnover.

Alors prêt à vous lancer ou à être accompagné dans cette démarche, Tatiana et nos consultants en administration, implémentation d’outils Learning, LMS, LXP sont à vos côtés pour vous accompagner et optimiser l’usage et la stratégie rattachée à ces plateformes.

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